Een fantastisch personeelsfeest neerzetten kan een flinke uitdaging zijn. Een aanzienlijk deel van die uitdaging zit hem in het maken van de juiste keuzes. Er zijn natuurlijk allerlei factoren van invloed op hoe een feest er uiteindelijk uit komt te zien: het budget, het aantal gasten, de bedrijfscultuur, de gemiddelde smaak… Het is belangrijk om deze factoren mee te wegen in het ontwikkelen van een feestplanning. In deze blog bespreek ik daarom de belangrijkste keuzes die je als feestcommissie of party-planner moet maken.
Collega’s of collega’s plus aanhang?
Wie staan er allemaal op de gastenlijst? Zijn dat alleen de weknemers, of mogen ze ook hun partner (en misschien zelfs hun kinderen) meenemen? Hierbij speelt budget natuurlijk een belangrijke rol; als iedereen een introducé meeneemt wordt de offerte van bv. de cateraar immers ook twee keer zo hoog. Maar geld is niet de enige overweging: familieleden – en zeker kinderen – geven namelijk een heel andere dynamiek aan een feest. In mijn ervaring is het zo dat de sfeer op feesten waarbij alleen collega’s worden uitgenodigd iets formeler is dan feesten waarbij familie ook welkom is. Vraag je dus goed af wat je werknemers meer zullen waarderen: een losse maar gezellige bende of een wat chiquere bijeenkomst.
Uit of thuis?
Sommige bedrijven hebben de ruimte en faciliteiten om een feest onder eigen dak te geven. Het grote voordeel hiervan is natuurlijk dat je geen kosten kwijt bent aan het afhuren van een restaurant of partycentrum. Desondanks valt het mij op dat feesten die op een andere locatie worden gehouden veel meer als ‘feest’ worden ervaren. In de bedrijfskantine houd je toch altijd het gevoel dat je op je werk bent – ook al hoef je niet te werken.
Een ander voordeel van een externe feestlocatie is dat je vaak minder hoeft te regelen omdat veel locaties hun eigen gastheren en gastvrouwen hebben, over een eigen licht- en geluid set beschikken en zelf opruimen. Dat scheelt weer een hoop geregel.
Band of DJ?
Bij 85% van de bedrijfsfeesten waar ik als goochelaar langskom zijn ook andere artiesten aanwezig. Meestal zijn dit dj’s of bandjes (soms allebei), maar ik kom ook regelmatig singer-songwriters tegen. De vraag is natuurlijk: wat past het beste bij jouw feest? Als het gaat om de kosten van dit soort artiesten: die variëren enorm per categorie. De aanvangsprijzen bij bands liggen gemiddeld wat hoger – zij nemen immers meer mensen mee- maar aan de andere kant van het spectrum geldt voor beide categorieën: ‘the sky is the limit’. Al vind je de hoogste uitschieters bij DJ’s.
Als het gaat om sfeer dan zijn er twee dingen die je moet overwegen. Ten eerste is de mate waarin een artiest een gezellige interactie heeft met zijn publiek is vaak minstens zo belangrijk als de zuiverheid van zijn of haar liedjes. DJ’s vormen op dit vlak een wat groter risico omdat het voor hen vaak lastiger is om vanuit hun booth contact te hebben met hun publiek. Als het gaat om mensen aan het dansen krijgen dan heeft een swingband doorgaans betere kansen dan een DJ, al ken ik DJ’s die er elke keer weer in slagen.
Daarnaast is ook de gemiddelde leeftijd van je gasten een belangrijke overweging. Hierbij geldt dat – over de balk genomen- jongeren makkelijker losgaan op de plaatjes van een goede DJ, terwijl oudere collega’s wat makkelijker de vloer op gaan bij een bandje. Het helpt hierbij als ze iemand hebben om mee te dansen (zie het vorige dilemma).
Lopend buffet of ‘plate service’?
Een feest zonder lekker eten is geen feest. Ook hier heb je een paar belangrijke keuze te maken: ga je voor een lopend buffet of worden maaltijden geserveerd aan tafel (of in de vorm van een ‘walking diner’)? Diners in de laatste categorie zijn vaak duurder omdat deze vorm van aanleveren simpelweg meer manuren kost. ‘Plate service’ is een stuk chiquer, ziet er vaak mooier uit en je gasten hoeven er niet voor in de rij te staan. Bovendien worden de gerechten in nauwkeurig afgemeten porties opgediend en verspil je naar verhouding minder voedsel.
Een lopend buffet heeft ook een aantal duidelijke voordelen: je gasten hebben meer keuzevrijheid en moeilijke eters zullen je daarom wat dankbaarder zijn. Ook qua hoeveelheid komt iedereen beter aan z’n trekken omdat er vaak genoeg over is voor een tweede portie. Mocht je voor een lopend buffet kiezen dan is het raadzaam om goed te bedenken wat je wilt aanbieden. Niets geeft zo’n treurige aanblik als aardappeltjes, frietjes en groenten die liggen te verpieteren in een rechaud. Veel gerechten uit de Oosterse keuken doen het prima in een lopend buffet en ook bij BBQ’s gaat het vaak goed. Wel even opletten dus!
Staan of zitten (of allebei)?
Er is één factor die de dynamiek van een bedrijfsfeest verrassend sterk beïnvloed en dat is het aantal stoelen. Een simpele vuistregel: hoe meer stoelen, hoe rustiger het feest. Of je dat erg vind hangt vooral af van het temperament van je collega’s. Als je het idee hebt dat men lekker los wil gaan doe je er goed aan om wat stoelen te schrappen. Maar let op: álle stoelen schrappen is nooit een goed idee. Denk ook aan gasten die niet zo goed ter been zijn of lastige schoenen aan hebben.
Tot slot is het goed om te bedenken dat mensen groepsdieren zijn. Ik heb vaak genoeg meegemaakt dat een DJ zich uit de naad werkte terwijl de dansvloer leeg bleef. Iedereen bleef zitten. Dat is niet alleen zielig voor de DJ maar ook zonde van het geld. Ook iets om te overwegen dus…
Vroeg of laat op de avond?
De keuze over de aanvangstijd van een personeelsfeest is belangrijker dan je zou denken. Ik heb mij een keer door een cateraar laten vertellen dat feesten die later beginnen een hogere drankomzet genereren, gesteld dat het feest niet op een doordeweekse dag wordt gehouden. Een hoge omzet is leuk voor de cateraar maar zo’n drankrekening kan achteraf een flinke kater geven (punn intended). Dat gezegd hebbende: als je een feestje wilt waarbij de gasten lekker losgaan moet je niet te vroeg beginnen; je raakt dan een flink aantal gasten kwijt vóórdat de sfeer er goed en wel in zit.
Conclusie
Het is verleidelijk om bij het plannen van een feest je persoonlijke voorkeuren de overhand te geven. Ik heb genoeg feesten meegemaakt waar dit aan te zien was en waar de gasten er duidelijk geen zin in hadden. Door je aan het begin van het party-plan-proces goed te verdiepen in de voorkeuren van je gasten weet je al snel wat je beter wél en niet kunt doen.
